まずは労働基準法に基づき、中小企業の社長さまに向けたやさしいガイドとして、「法定４帳簿」の紹介をさせていただきます。これらは従業員の勤務状況を明確に記録・保管するために不可欠な文書です。



2019年の法改正により、年次有給休暇管理簿が新たに加わりました。これは、従業員の休暇権利をより良く保護するためのものです。また、2020年からはこれらの帳簿の保管期間が5年間に延長されていますので、適切な管理が求められます。

タイムカードと出勤簿は勤怠管理における重要なツールですが、機能と目的に違いがあります。

タイムカードは従業員の出退勤時刻を具体的に記録するツールであり、日々の実際の出勤・退勤時刻を打刻によって記録します。

これに対して、出勤簿は従業員の出勤日数や日々の労働時間（始業・終業時間、休憩時間、残業時間など）を詳細に記録し、賃金計算や労働時間管理の基礎データとして利用されます。

タイムカードが「いつ」働いたかを示すのに対し、出勤簿は「どれだけ」働いたかを示しており、その中で業務の実際の開始と終了の時間を管理する点で異なります。

タイムカードと出勤簿は、どちらも従業員の勤務状況を記録するために使用されますが、使い分けにはポイントがあります。タイムカードは主に出退勤の時刻を記録し、実際に働いた時間の把握に役立ちます。

一方、出勤簿は、勤務時間だけでなく、休憩時間や残業時間も含めて詳細に記録するために使用され、賃金計算や労働時間管理の正確性を高めるのに適しています。

実務において、タイムカードは従業員自身が出退勤時に打刻することで、日々の勤務時間を正確に記録します。これにより、労働時間の透明性が確保され、残業管理や勤怠管理が容易になります。

出勤簿は、タイムカードで得られたデータを基に、人事や経理部門が賃金計算や年次有給休暇の管理に使用します。両者を組み合わせることで、正確かつ公平な勤怠管理が可能となり、労働基準法の要件を満たすことができます。

労働基準法に基づき、出勤簿の保管義務は5年間とされており、これは労働者の勤務時間の透明性を確保し、適正な労働条件の維持を促すためです。企業は、これらの記録を紙媒体またはデジタル形式で安全に保管することが義務付けられており、災害やデータ損失から保護するための適切な対策を講じる必要があります。

また、保管された記録は、労働基準監督署の監査や労働関係の紛争解決の際に重要な証拠として利用されることがあります。したがって、企業は記録の整理と保管に関する方針を明確にし、定期的な確認と更新を行うことが重要です。

タイムカードの保管と法的要件に関して、労働基準法は5年間の保管を義務付けており、電子データであればそのセキュリティと整合性の維持が必要です。

これは、労働時間の正確な記録を長期間にわたって維持し、必要に応じて検証可能にするためです。データの改ざん防止策として、定期的なバックアップの取得や、アクセス制御、暗号化技術の使用が推奨されます。これらの措置は、データの信頼性を保ち、労働関係の紛争や監査時に企業が法的な要件を満たしていることを証明するために重要です。

タイムカードは日々の勤怠記録に使用され、出勤簿は労働時間の細かな管理に役立ちます。デジタル化の進展に伴い、タイムカードシステムが出勤簿の機能を含むようになりました。これにより、出勤日数や労働時間を自動計算し、法的要件を満たす出勤簿として機能可能になります。

小規模企業では、紙のタイムカードを使用し、手動で出勤簿に転記し、計算することが一般的です。エクセルでタイムカードの情報から自動計算するテンプレートを作成し、出勤簿データを整理する方法も有効です。

また、タイムカードを出勤簿代わりに使用することは、労働時間の管理において有効な手段です。特にデジタル化が進んでいない小規模企業では、紙のタイムカードに、出勤日数や日々の残業時間などを追記することで、法的要件を満たす出勤簿として活用できます。この方法は、労務管理の負担を軽減し、記録の正確性を保つための体制を整えることが推奨されます。

労働基準法では、勤怠記録を正確に管理することが義務付けられており、出勤簿やタイムカードを作成・保管していなかった、または破棄してしまった場合、企業は最大30万円の罰金に直面する可能性があります。

また、これらの記録が不十分な場合、従業員からの残業代未払いなどの訴えに対して、企業は不利な立場に立たされることになります。正確な勤怠管理は、企業の法的リスクを低減し、従業員の権利を守るために重要です。

罰則を避けるためには、正確な勤怠管理システムの導入が効果的です。デジタル勤怠管理システムを使用することで、出勤簿やタイムカードの記録を自動化し、不備のリスクを減らすことができます。また、従業員に対する勤怠管理のルールや手順の教育を徹底することも、記録の正確性を高める上で重要です。定期的な監査を行い、管理システムの適切な運用を確認することも、罰則回避には不可欠です。

勤怠管理システムがない企業は、タイムカードに出勤日数や残業時間などを記入し、これを法的な出勤簿として活用できます。タイムカード機械を導入していない場合、エクセルで作成した出勤簿に日々の始業・終業時刻を記録することが一つの始め方です。このような手法は、記録の正確性を向上させ、結果として罰則のリスクを低減します。

デジタルツールの導入は、労働時間管理の効率化に大きく貢献しますが、小規模な企業では導入のハードルが高いことも事実です。そこで、手始めに簡単な勤怠管理アプリやエクセルテンプレートを活用することから始めることをお勧めします。これらは低コストで始められ、徐々にシステムを拡張していくことが可能です。

中小企業では、コストと手間を抑えつつ、法令遵守を図る必要があります。紙ベースのタイムカードや出勤簿を活用し始めることは、デジタル化への第一歩となり得ます。
重要なのは、出勤日数や労働時間を正確に記録し、適切に保管することです。従業員とのコミュニケーションを密にし、勤怠管理の透明性を高めることも、小規模企業における労務管理のポイントと言えるでしょう。