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社長のための法令遵守:労働条件通知書の絶対的記載事項とは?

「労働条件通知書って一体何?」、「どんな情報を記載する必要があるの?」、「給料が変わるたびに新しい通知書を交付しなければならないの?」、「雇用契約書との違いは何?」――中小企業の社長の皆さんなら、一度はこのような疑問を持ったことがあるでしょう。

労働条件通知書は、単なる書面以上の意味を持ちます。それは、社長と従業員との間の信頼関係を築き、法的な義務を果たすための重要なツールです。この記事では、労働条件通知書の基本から、記載事項、交付のタイミング、さらには雇用契約書との違いに至るまで、社長の皆さんが抱く疑問に一つ一つ丁寧に答えていきます。

労働条件通知書の適切な管理と交付は、法令遵守はもちろんのこと、労働者との円滑な関係を保つ上でも非常に重要です。このガイドを通じて、社長の皆さんが労働条件通知書に関する理解を深め、適切な対応を行えるようになることを目指します。

1.労働条件通知書とは?社長が知るべき基本

労働条件通知書とは、厚生労働省によって定められた重要な書面で、社長にとって必要不可欠なものです。これは、社員が働く上での基本的な条件を明確にし、労働者と雇用者の間のトラブルを防ぐために用いられます。特に中小企業の社長の皆さんには、その内容と意義を十分に理解していただくことが大切です。

労働条件通知書の概要とその重要性

労働条件通知書は、社員に対して労働契約の内容を明示するためのもので、これには賃金、労働時間、休日、休憩、退職に関する事項など、労働者が知るべき重要な情報が記載されています。

労働条件通知書を交付するタイミングは、労働基準法で「労働契約締結時」と定められています。入社時の他、有期労働契約の更新時や、定年再雇用の際など、労働契約の締結時に交付する必要があります。このプロセスは、労働者と雇用者間の誤解を避け、法的なトラブルを防ぐために重要です。

労働基準法における労働条件通知書の位置付け

労働条件通知書の交付は、労働基準法によって義務付けられています。法律では、労働者に対して労働条件を書面で明示することが求められており、これは法的な義務です。

社長としては、この法律の規定を遵守し、適切な労働条件通知書を作成・交付することで、企業の法令遵守を保証し、社員の権利を守ることができます。また、法改正や最低賃金の変更など、最新の法的要件にも注意を払う必要があります。

2.労働条件通知書の絶対的・相対的記載事項

労働基準法第15条第1項では、使用者が労働契約の締結時に労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示することが義務付けられています。具体的には、書面による明示が必要な絶対的記載事項と、口頭での明示も可能な相対的明示事項があります。

労働条件通知書に記載すべき事項

労働契約の締結に際し、次の事項の明示が必要とされています。

(1)絶対的記載事項(労働条件通知書での明示が必要)
・労働契約の期間に関する事項
・期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
・就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
・始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、就業時点転換に関する事項
・賃金の決定、計算及び支払いの方法、締切り及び支払い時期、昇給に関する事項
・退職に関する事項(解雇の事由を含む)

(2)相対的明示事項(口頭での明示でも可)
・退職手当の範囲、決定、計算及び支払い方法、時期に関する事項
・臨時賃金、賞与等に関する事項
・労働者に負担させる食費、作業用品等に関する事項
・安全及び衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰及び制裁に関する事項
・休職に関する事項

さらに、パート、契約社員などの有期契約労働者対しては、労働条件通知書に以下の事項を記載する必要があります。
・昇給の有無
・退職手当の有無
・賞与の有無
・相談窓口
・就業場所・業務の変更の範囲
・更新上限の有無と内容
・無期転換申込機会

これらの記載事項は、労働基準法施行規則第5条第1項に基づいており、使用者はこれらの事項を書面により明示する義務があります。

賃金や仕事の内容など、労働条件変更があった場合の取り扱い

正社員など無期契約労働者の場合、定年まで労働契約が継続しますが、途中で賃金や仕事の内容など労働条件に変更があった場合、労働条件通知書の交付は必要なのでしょうか?

労働基準法では、労働条件通知書の交付が「労働契約の締結時」に必要とされています。従って、労働条件の変更自体は契約の新たな締結とはみなされず、労働条件通知書の交付義務は発生しません。

しかし、誤解やトラブルを防ぐためにも、変更内容を書面で明示することが望ましいとされています。労働条件通知書を発行するのも良いですが、代わりに変更内容のみを記載した「覚書」や「新給与通知書」などの書面を労働者に交付するのも1つの方法です。

また、職場全体に影響する所定労働時間や休日の変更の場合は、就業規則の変更とその周知により対応すれば、個別の労働者に対する書面交付は必要ありません。

3.労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書と雇用契約書は、労働者と雇用者の関係を定める重要な書類ですが、それぞれの役割と内容には大きな違いがあります。このセクションでは、両者の目的、内容、および使い分けについて詳しく解説します。

労働条件通知書とは何か?労働条件通知書の目的と法的な位置付け

労働条件通知書は、法律によって定められた、労働者に対して労働条件を明示するための書面です。主に賃金、労働時間、休日など、労働条件の具体的な内容を記載します。この通知書は、労働者と雇用者間の誤解を防ぎ、トラブルを回避するために重要であり、労働基準法によりその交付が義務付けられています。

要約すると、労働条件通知書は法律で定められた事項を明示するための書類で、会社から労働者に(一方的に)通知するものです。

雇用契約書の役割:雇用契約書の内容とその重要性

雇用契約書は、労働者と雇用者間の雇用に関する契約を文書化したものです。法律で定められた書面ではないため、記載する内容に労働条件通知書のような縛りはありません。また、労働条件通知書が会社から労働者への一方的な明示であるのに対し、雇用契約書は従業員と雇用者の両方の署名押印(または記名捺印)により成立します。

この文書は、労働関係の基本的な合意事項を包括的に定めます。これには、労働条件、職務内容、契約期間など、雇用に関する詳細な合意が含まれます。雇用契約書は、雇用関係の基礎を形成し、両者間の法的な約束となる重要な文書です。



両者の主な違いと使い分け

労働条件通知書と雇用契約書は、目的と内容において重要な違いがあります。労働条件通知書は、主に労働条件の明示に特化しており、法的に義務付けられた形式と内容を持っています。一方、雇用契約書は、雇用関係全体に関わる合意事項を包括的に定めるもので、より広範な内容を含みます。実務上、労働条件通知書は労働基準法に基づき交付され、雇用契約書は雇用関係の開始時に双方の合意のもとで締結されます。

理想的には、労働条件通知書と雇用契約書は別々の文書として存在すべきですが、実際には多くの場合、これらを一つの書面に統合して「労働条件通知書兼雇用契約書」として扱うことが一般的です。


4.労働条件通知書の作成と交付:ステップバイステップ

労働条件通知書の作成と交付は、法律によって定められた重要なプロセスです。このプロセスを適切に行うことで、法的なトラブルを避けるとともに、労働者との信頼関係を築くことができます。ここでは、その正しい手順をステップバイステップでご紹介します。

労働条件通知書の正しい作成方法

労働条件通知書の作成には、以下のポイントが重要です:

・労働基準法施行規則第5条に基づき、必須記載事項を確実に含めること。
・絶対的記載事項(賃金、労働時間、休日、休憩、退職に関する事項など)は、漏れの無いよう明確に記載すること。
・労働者が容易に理解できるよう、簡潔かつ明確な言葉を使用すること。

労働者への交付とそのタイミング

労働条件通知書の交付は労働契約の締結時、具体的には以下のタイミングで行います:

・新たに労働者を雇用する際
・パート、契約社員など有期契約労働者が契約の更新をする際
・定年退職者の再雇用時

5.労働条件通知書に関するよくある疑問

労働条件通知書に関するさまざまな疑問に、Q&A形式で回答します。これにより、社長が直面する一般的な問題に対する理解が深まります。

Q1: 労働条件通知書はいつ交付すべきですか?

A1: 労働者が仕事を開始する前、つまり労働契約の締結時に交付するのが原則です。
具体的には、「新たに労働者を雇用する際」「パート、契約社員など有期契約労働者が契約の更新をする際」「定年退職者の再雇用時」などがあります。

Q2: アルバイトやパートタイム労働者にも交付する必要がありますか?

A2: はい、全ての労働者に対して交付する必要があります。

Q3: 労働条件に変更があった場合、どのように対応すべきですか?

A3: 労働条件の変更があった場合は必ずしも労働条件通知書が必要ではありません。
正社員などの無期契約労働者の他、パートなどの有期契約労働者が雇用契約期間内に、賃金などの労働条件が変更された場合、法的には労働条件通知書の交付の義務はありません。
ですが、誤解やトラブルを防ぐためにも、変更内容を書面で明示することが望ましいとされます。「労働条件通知書」「覚書」「新給与通知書」など、書面の形式は問いませんのが、交付するようにしましょう。

Q4: 労働条件通知書を交付しないとどうなりますか?

労働トラブルの発生や訴訟、労働基準監督署からの指導や罰則、社会的な信用失墜やブランドイメージの損傷などのリスクがあります。

労働条件通知書に関するまとめ

労働条件通知書は、社長にとって非常に重要な文書です。この通知書により、労働者に対する労働条件を明示し、法的な義務を遵守することが可能となります。

(1)労働条件通知書の基本
・労働条件通知書は、賃金、労働時間、休日などの労働条件を明示するために必要。
・労働契約の締結時に必ず交付することが義務付けられている。

(2)労働条件通知書と雇用契約書の違い
・労働条件通知書は労働条件の明示に特化、法的に義務付けられた書面。
・雇用契約書は雇用関係全体の合意事項を定める文書で、より広範な内容を含む。

(3)労働条件通知書の作成と交付
・労働条件通知書の作成は、法律で定められた必須記載事項を含めて行う。
・労働者への交付は新規雇用時や契約更新時に行われる。

(4)社長の責任と法令違反時のリスク
・労働条件通知書の不適切な取り扱いは法令違反につながる。
・適切な対応と情報更新により、法的リスクを回避することが可能。

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