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会社経営者必見!残業代のよくある間違いを3つ紹介します!!

大阪・堺市の中小企業を中心に企業の抱える問題解決を行っています西野社労士事務所の代表西野です。

このブログでは、日頃経営者様からお聞きする疑問や、顧問先から相談のある人事・労務相談の話題を中心に、社労士としての私の考えを述べさせていただきます。今回は残業代について取り上げてみたいと思います。

2022年以降、未払残業代を請求されるピンチが広がる!

このテーマを取り上げた大きな理由は、昨年(2020年)4月労働基準法の改訂により、(未払)残業代請求の時効が『2年』から『3年』に延長されたことです。
細かな説明は割愛しますが、3年というのもあくまで経過措置で、最終的には『5年』にまで延長される見込みです。

3年に延長されたと言っても、2020年4月以降に発生した残業代ということですので、請求ベースでは現状ではこれまでと同じ2年。実際に効力が生じるの2022年4月以降、徐々に伸び、実際に3年となるのは2023年4月以降になります。

これにより想定されることが、残業代を請求されるリスクです。

ちょっとワークをしてみましょう。
Googleで『残業代請求』のキーワードを入れて検索してみて下さい。
「残業代の請求に強い○○弁護士事務所・・・」
「残業代請求のことなら○○・・・」
上段または下段にこのような広告が並んでいませんか。
次のページも、その次のページも…。
労働者側に立って残業代請求をサポートする法律事務所の広告ですが、これらのいわゆる残業代請求ビジネスは活況しているのです。

来年(2022年)4月以降、残業代請求の時効が3年に向けて延長しはじめることにより、より広がることが予想されます。多くの法律事務所が参入し、借金の過払い請求のようにテレビやラジオでCM流れることになるかもしれません。

企業側にとってみると、残業代を請求されるピンチが広がることになるということです。
そこで残業代、中でも経営者は残業代を支払っていると思っているにもかかわらず『隠れ残業代』、が発生する、よくある残業代についての間違いについて説明させていただきます。

残業代のよくある間違い1 30分単位で残業代をつける

ダイムカード
御社は出退勤をタイムカードまたはICレコーダー等により管理していますか?
「当然やってるよ」という会社がほとんどだと思います。
もちろん、これ自体は正しいことで何ら問題はありません。

ところが、残業(時間)のつけ方が間違っている会社は以外にも多いのです。
よくあるのが、30分単位で残業をつける。言い換えると30分未満を切り捨てて計算する。

例えば、定時が18時で、18時18分まで仕事をした場合は18分を切り捨てる。
残業代は本来1分単位になるので、これは認められません。18分間に当たる賃金が『隠れ残業代』になります。

一方、1か月の残業時間の合計で30分未満を切り捨て、30分以上は切り上げるというのは認められています。おそらく、これが間違いの原因のように思います。

仮に毎日18分間が積み重なると3年間でどれくらいになるでしょうか?
前提条件を以下とした場合、3年間で388,800円になります。
・月額給与 240,000円
・月間所定労働時間 160時間
・月間所定労働日数 20日

あくまで端数なので、経営を揺るがす程ではないかもしれませんが、ちょっとした労務管理により無くせるなら、それに越したことはありません。

ポイントは残業を申告制にすること

このような話をすると、経営者から必ずと言っていいほど
「タイムカードの時間と仕事をしている時間とは違う!」
と言われます。
仰る通り、タイムカードは出勤時刻と退勤時刻を記録するもので、実際に仕事をしている時間とは異なります。
ところが仕事をしている時間を記録していない場合、タイムカードの打刻が仕事をしている時間と見なされても反論できません。

ではどのようにすればいいのでしょう?
私が顧問先にしてもらっているのは、
①残業を事前申告制(事前が無理な場合は事後でも可)にすること。
②実際に仕事を終えた時を「時間外勤務票」という書式またはタイムカードに本人に記録してもらうことです。

先ほどの定時18時、タイムカード18時18分となっている場合でも、本人が残業を申告していない(時間外勤務票に記載していない)場合は、18時に仕事を終えたとなります。
(仕事を終えた時刻とタイムカードの時刻との差が大きい場合は注意が必要です。)

逆に、18時18分まで仕事をしていたと申告された場合は、18分間の残業代を支払わなければなりませんが、申告された際に
「結構おしゃべりしてたよね。もうちょっと効率的にできるんじゃない?」
そのような話をすることで、無駄な残業を減らすことができます。

残業代のよくある間違い2 残業代のベースに含める給与の範囲

2つ目は、残業代のベース(基礎賃金)に含める給与の範囲です。
ここではよくある間違いを5つに説明したいと思います。

(1)残業代に入れるのは基本給だけではない

1つ目は基本給だけを残業代に入れて計算しているケースです。
小さな会社で社長や奥様が給与計算している会社によく見られます。

総務の担当者が計算している会社は、さすがにこの間違いは多くは無いですが、本来含めるべき手当が抜けているというケースは多いです。

例えば皆勤手当。
遅刻・早退や欠勤をすると無くなってしまう手当なので「残業代にはならないだろう」と思ってしまいがちですが、残業代のベースに含まれます。
もちろん、皆勤手当の支給が無い月は除外して問題ありません。

では、残業代のベース(基礎賃金)にはどこまで含まれるのでしょうか?
まず残業代(固定残業代含む)は除外しますが、その他含めなくていいのは次の賃金に限定されます。

①1か月を超える期間ごとに支払われる賃金(ボーナス等)
②通勤手当
③家族手当
④住宅手当
⑤別居手当
⑥子女教育手当
⑦臨時に支払われた賃金

逆に言うと、これら7つ以外の賃金については全て残業代のベースとなります。

この中で、住宅手当は家賃や住宅ローンの一定割合を支給している場合はいいのですが、一律金額にしている場合は残業代にベースに含まれますので注意が必要です。

(2)年俸制でも残業代はかかる

上記のように残業代を計算するのも複雑なので、いっそのこと「年俸制にしよう」というケースが2つ目になります。
ところが、月給制か年俸制かは関係なく、実際に残業したら残業代がかかります。

むしろ、『月給+賞与』制の場合、残業代のベースになるのは月給だけであるのに対し、年俸制の場合は年俸の全額がベースとなりますので、かえって残業代のベースが高くなります。
(年俸を12等分して毎月支払う場合も、16等分して一部を賞与にする場合も同じ扱いです)

(3)賞与も残業代のベースになる

3つ目は、賞与も残業代のベースになる場合があるということです。
(2)で月給制の場合は賞与は残業代に入らないことを述べましたが、その例外です。
賞与額をあらかじめ決めている場合です。
雇用契約書をご確認ください。『賞与40万円』などと金額が記載されていたら、年俸制と同じ扱いになります。
雇用契約書には具体的な金額は記載せず『賞与あり』にするのがベストです。
記載したとしても『基本給の2か月分程度』に留めておくのがいいかと思います。

(4)みなし残業代が認められないケース

4つ目は、みなし残業代です。固定残業代や定額残業代とも言われています。
みなし残業代を支給することにより、残業代を払わなくていい。
簡単に説明するとこのような制度ですが、正しく運用しないと痛い目に合います。

みなし残業代とするには次の2つの要件があります(いずれも賃金規程、雇用契約書等で明示しなければなりません)。

①時間・金額を明確にする
例)みなし残業代 50,000円(30時間分の残業代として支給する)
このように、何時間分の残業代で、金額はいくらかまで明確にする必要があります。
単に、みなし残業代 50,000円
とするだけではみなし残業代の要件は充たしません。

②みなし残業代を超過した部分の割増賃金を支払う
実際の残業時間がみなし時間を超過した場合(①の例では30時間)、超過した時間分の残業代が必要になります。残業が35時間だった場合、5時間分です。

ところが、時間・金額を明確にしていないケースをよく見かけます。
その場合、みなし残業代として認められなくなり、残業した時間(先ほどの例では35時間)全てに残業代がかかるだけでなく、残業代のベースにみなし残業代として支払ったはずの50,000円を入れなければなりません。

(5)歩合制にも残業代がかかる

5つ目として、歩合給にも残業代がかかります。と言うと驚かれる方が多いのですが…

ただ歩合給の場合、次の2点が通常の残業代と異なりますので、それほど金額が大きくなりません。

①歩合給の時間単価は、所定労働時間でなく残業時間も含めた総労働時間で算出する。
②残業時間に応じた割増賃金だけが対象となる。

次の例で考えてみましょう
・所定労働時間 150時間
・残業      50時間
・歩合給    100,000円

  時間単価 500円 <100,000円÷200時間(所定時間+残業時間)>
  割増賃金 125円 <500円×0.25>
  残業代  6,250円 <125円×50時間>

このように歩合給の場合、残業代はそれほど大きくなりませんので、それほど過敏になる必要はないかもしれません。

残業代よくある間違い3 管理職(管理監督者)には残業代を払わなくていい

残業代でよくある間違いの3つ目として「管理職(管理監督者)には残業代を払わなくていい」です。
管理監督者は、労働時間・休憩・休日の制約を受けないとされていますので、決して間違いではないのですが、次の要件を充たしているが重要です。

①経営者と一体的な立場にある(責任と権限を持っている)
②出社、退社や勤務時間について厳格な制限を受けていない
③その地位にふさわしい待遇がなされている

管理監督者性を否定されてしまうと、残業代のインパクトは非常に大きいです。
3年分、5年分となると経営を揺るがずほどの金額になる可能性もあります。

この制度を採用される場合は、慎重に3つの要件を充たすのか検討することが重要です。

まとめ

ここまで、残業代をテーマに述べさせていただきましたが、ピンと来ていない方も多いかと思います。
私の顧問先の社長も見ても、過去残業代を請求された経験ある方は、上記は全て押さえてされていますが、経験のない方はお話をしてもあまり響かないようです。

ただ、残業代の時効が2年から3年、あるいは5年に延長される中で、間違いなく『残業代請求ビジネス』が拡大するでしょうし、その分御社が請求されるリスクと金額も高くなります。今のうちに手を打つか、社労士事務所に相談して社内環境を整えてリスク回避する事をおすすめします。


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