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従業員が「退職やっぱりやめる」と言い出した!中小企業社長が知るべき対処法

中小企業や小規模企業の社長や経営者の皆さんは、従業員の退職という問題に日々直面しています。特に、「退職やっぱりやめる」という突然の撤回は、計画的に進めていた次の人材確保への影響や、組織全体のバランスを崩す可能性があり、多くの経営者を困惑させます。このような状況で、経営者はどのように対応すればよいのでしょうか?

この記事では、従業員が退職を撤回する際の適切な対応方法を解説します。法的な基準から効果的なコミュニケーションの技術まで、退職撤回に直面した際に社長が取るべき行動を、具体的なステップで紹介します。これにより、経営者は従業員との信頼関係を保ちながら、組織全体の調和と発展を図ることができるでしょう。

1.従業員が「退職をやっぱりやめる」と言ったときの対処法

従業員が「退職やっぱりやめる」と言い出す場合、経営者は迅速かつ適切に対応することが求められます。まず重要なのは、合意退職と辞職の違いを理解し、自社の就業規則に基づいて行動することが重要です。

合意退職と辞職、それぞれの違いを押さえよう

一度退職を表明した従業員が「退職やっぱりやめる」と言い出す場合、まず経営者は合意退職と辞職の違いをしっかり理解することが大切です。

合意退職は、従業員と退職を願い出て会社が承認するという、双方の合意のもとで退職が成立します。

一方、辞職は従業員が一方的に退職を申し出ることで、会社は基本的にこれを受け入れる必要があります。ただし、辞職にも法的な退職通知期間が設けられており、通常は14日前までの通知が必要です。経営者はこれらの違いを踏まえ、従業員の撤回にどう対応するかを決めることが求められます。

就業規則を確認し、撤回対応の基準を整える

従業員の退職撤回に際しては、自社の就業規則が重要な役割を果たします。中小企業の就業規則では多くの場合、「退職を願い出て会社が承認したとき退職とする」と記載されています。

この点から、従業員の退職の意思が会社(人事の決裁権者・中小企業は社長)に届き、承認されているかどうかで合意退職の成立を判断します。合意退職が成立している場合、退職の撤回に応じる必要はありません。


一方で、従業員が一方的に「辞めます」と申し出た場合、それは辞職と見なされ、その時点で退職が成立します。したがって、経営者は撤回に応じる義務はありません。

2.書面(退職願・退職届)手続きの必要性とその手順

従業員が「退職をやっぱりやめる」と言い出した際、書面での手続きの正確性が企業運営において重要な役割を果たします。退職願・退職届の提出は、退職プロセスの透明性を保ち、将来的な誤解やトラブルを防ぐための鍵となります。

退職願の提出が必要な理由

従業員の退職について、口頭であっても本人からの退職表明があれば、会社がそれを承認することで合意退職が成立します。

しかし、口頭だけでは客観的な証拠が残らないため、特に退職の撤回のような問題が生じた際、退職届が提出されているかどうかが重要なポイントとなります。書面による退職願の提出は、このような場合において、従業員の退職意志と会社の承認状況を明確に記録し、双方の誤解を防ぎ、将来的なトラブルを回避する助けとなります。

なお、就業規則に退職の要件として「退職願を提出…」など書面の提出を求めている場合は、「退職を願い出て会社が承認したとき」としておいた方が無難です。

退職願の注意点

退職の効力は口頭でも有効ですが、客観的な証拠を残すために退職願を書面で保持することが望まれます。退職願のテンプレートを事前に準備しておくことは問題ありませんが、以下の2点に特に注意が必要です。

(1)承認欄を設け、押印する
本人から提出された退職願は、社長(人事の決裁権者)のもとへ送られ、その後個人ファイルに格納されます。この過程で、社長が正式に承認した記録として押印をすることが重要です。これにより、退職の承認が明確に示され、将来的な誤解やトラブルを防ぐことができます。

(2)退職日は本人が決め、記載してもらう
退職日の決定は従業員本人の権利です。退職届に退職日が記載されていない場合は、会社側が代筆することなく、本人に自身で記入してもらうようにしましょう。これにより、退職日に関する誤解を避け、従業員の意向を尊重することができます。

退職願と退職届の違いを理解する

退職願と退職届は、よく似ているものの異なる概念です。

退職願は従業員が退職を希望し、それが会社によって承認されることで合意退職が成立する文書です。
このプロセスでは、従業員と会社が相互に協議し、退職の条件や日程について合意に達します。この段階で、従業員は自身の退職意向を正式に表明し、会社はそれを検討して承認することになります。

一方、退職届は従業員が一方的に退職を宣言し、会社に届け出る文書です。
これは辞職にあたり、従業員は会社との協議を経ずに自己の意志で退職を決定します。退職届が提出された時点で、従業員は退職の意向を固め、会社はこれを受理する形となります。

退職届、退職願という題名だけで判断されることはありませんが、会社が退職願や退職届のテンプレートを準備する際には、これらの違いを明確にすることが重要です。

テンプレートが混同を招くような表現を含まないように注意し、従業員が自己の意向を正確に表現できるよう配慮することが求められます。これにより、退職プロセスがより透明でスムーズに進行し、将来の誤解やトラブルを防ぐことができます。

3.効果的なコミュニケーションで従業員との信頼関係を築く

従業員が「退職をやっぱりやめる」と言い出した際、経営者はただ法的な規定に従うだけではなく、その背後にある従業員の心情や動機を理解し、効果的なコミュニケーションを取ることが重要です。このプロセスは、従業員との信頼関係を築き、組織全体の調和と発展に寄与します。

退職撤回に対する柔軟な対応の必要性

合意退職が成立している場合や辞職(一方的な退職)が行われた場合、法的には退職の撤回に応じる必要はありません。しかし、従業員が退職を撤回したいと考える背景や理由をしっかりと聞き、その上で判断することが経営者にとって重要です。

従業員が退職を考え直す理由には様々なものがあり、場合によっては会社の良さを再認識したり、自分の職業生活に新しい方向性や目標を見つけたりすることもあります。これらの理由を理解することで、経営者はより適切な対応を取ることができます。

従業員のモチベーションと組織の利益を考慮する

従業員が退職を撤回する場合、その動機には個人的な成長や給料に対する実感など、転職活動をして初めて認識できることや、その他多岐にわたる理由が存在することがあります。後任の雇用が決まっている場合や従業員の過去の業績が低い場合を除き、退職撤回を受け入れることで、従業員が意識を新たにして頑張る可能性もあります。

このような場合、経営者は従業員のモチベーションを高め、組織全体の利益につながるような対策を講じることが望まれます。効果的なコミュニケーションを通じて、従業員との信頼関係を強化し、組織の一体感を保つことが重要です。

まとめ

従業員が「退職をやっぱりやめる」と言い出した場合、経営者として適切に対応することが重要です。この状況には、書面手続きの正確さ、従業員との効果的なコミュニケーション、そして法的な基準に基づく判断が求められます。

(1) 合意退職と辞職の違いを理解する
従業員が退職を撤回する際、まず経営者は合意退職と辞職の違いをしっかり把握する必要があります。合意退職は双方の合意が必要で、辞職は従業員の一方的な申し出です。経営者はこれらの違いを踏まえ、従業員の撤回にどう対応するかを決めることが求められます。

(2) 就業規則の確認と撤回対応の基準
従業員の退職撤回に際しては、自社の就業規則が重要な役割を果たします。特に中小企業では「退職を願い出て会社が承認したとき退職とする」と記載されていることが多いです。この基準に従って、経営者は合意退職の成立や撤回に応じるかどうかを判断します。

(3) 退職願と退職届の違い
退職願は従業員が退職を希望し、会社が承認することで合意退職が成立する文書です。一方、退職届は従業員が一方的に退職を宣言し、会社に届け出る文書です。これらの違いを明確にすることで、退職プロセスが透明でスムーズに進行し、将来の誤解やトラブルを防ぐことができます。

(4) 退職願の提出が必要な理由と注意点
口頭での合意も有効ですが、客観的な証拠を残すために退職願を書面で保持することが望ましいです。特に承認欄を設け、押印することで、退職の承認が明確に示されます。また、退職日は従業員自身が決め、記載することで、誤解を避けることができます。

(5) 効果的なコミュニケーションと信頼関係の構築:
従業員が退職を撤回する場合、経営者はオープンな対話を通じて従業員の意見や懸念を理解する必要があります。また、その背景によって退職の撤回に応じることで、従業員のモチベーションを高め、組織全体の利益につながることも考えられます。

対策を講じることが求められます。
このように、経営者は法的な基準と組織の健全性を考慮しつつ、従業員との信頼関係を築くための対応を心がけることが、退職撤回問題を適切に解決する鍵となります。

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